腾讯智能表发布,请「新建智能表」
细心的朋友可能发现,最近腾讯文档在线表格有点不一样——在底部新建工作表的地方,多了一个「新建空白智能表」的按钮。收集表的关联表格类型,也多了一个「智能表」。
今天,我们来正式介绍一下智能表。
智能表:更规整的电子表
腾讯文档智能表是一款 新型的数据库电子表 ,它具有丰富的列类型、多维的视图展示和全局的公告栏。和在线表格相比,智能表最大的特点是对 数据格式的严格限制 ,规定每列只能是一种固定的列类型。
这样的格式规整,极大地减少多人协作时出现误写、乱写数据的情况,更方便进行不同维度的统计。基于此,也会衍生出许多在线表格无法具备或在智能表上操作更简便的应用,让智能表在不同的场景中产生不一样的「玩法」。
创建一个真.智能表
在「玩」智能表之前,我们得先创建一个智能表。目前,我们有4个方法来创建智能表:
1) 通过点击在线表格 「+」-「新建空白智能表」 ,来新建一个空白的智能表。
2) 点击 「模板库」-「在线表格」-「智能表」 ,创建一个带有模板内容的智能表格。
3) 在普通表格,选中 指定范围 -右键-「用所选数据新建智能表」 ,或点击工作 表 -「生成智能表」 即可把普通表格转为智能表。
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4) 收集表结果关联生成智能表。
把收集表结果关联到智能表后,会得到一个非常工整、清晰的收集结果,更方便我们通过不同维度进行 分组统计 ,或者按表格视图、看板视图、画册视图和甘特视图等不同的视图来实现更友好的展示。
创建智能表(通过模板创建除外),默认是一个具有行列结构的表格视图,增删、隐藏、移动调整等操作也与普通表格类似。
智能表的一些特别之处
从工具栏里,我们可以发现它和表格有几个不一样的地方:
1)智能表有「公告」,协作者进入表格不再迷茫
像QQ和微信群聊里的「群公告」一样,「公告」 是对智能表全局内容的整体描述 ,对协作者周知信息。比如,在项目管理中,可以介绍项目概况,标注重点信息;在信息统计中,可以解释填写要求,说明截止时间。「公*告」*支持设置字体字号、颜色、背景色等个性化设置,还支持插入多条链接。
2)智能表有「数据统计」,轻松筛选、统计多类型数据
智能表中的「数据统计」,是 对「列」的统计 。如我们前面说的,智能表对数据格式有严格限制,规定每列的类型。目前智能表已经支持 16种列类型 ,包括文本、数字、超链接、电话、邮箱、进度、创建时间等(如下图所示),不同的列类型,具有不同的筛选和统计规则,比如记录总数、填写数量、填写占比、最早/晚日期等等。
我们也提供函数公式和关联其他智能表,方便你在行列中进行更多的计算和数据调用。
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3)智能表有「分组」,多维度规整全局信息
同样得益于列类型的数据规整,智能表中我们可以使用「分组」功能, 按不同的条件对选中的列进行分组展示 。同时,可通过切换分组条件,多维度掌握全局信息。
4)智能表有「视图」,真正实现「信息可视化」
除了表格视图外,智能表还拥有「看板视图」、「甘特视图」和「画册视图」 。这些独特的视图,让表格内容一目了然,是智能表和普通表格在视觉上最大的差异。视图数据都是同源,只需要修改一处,其他视图即可同步更新。
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有了这些特有功能,智能表怎么玩?
1)用作项目管理,事事有着落
项目管理需要用甘特图拉出时间轴,需要把每个事项责任到人,需要看不同模块的分工进度。这些,用智能表都能轻松实现。
我们可以用「表格 视图」,按负责人、模块、优先级等分组 ,方便统计各分组信息;通过「甘 特视图」,管理进展, 有问题及时提醒相关人员,还可以通过 API接入企业现有的管理系统, 轻松管理全流程。
2)使用画册视图,人人都可搭建的小网页
图文并茂,是产品展示、商品售卖或活动通知中不可或缺的一环。智能表的 「画册视图」,用鲜艳的图片抓住眼球 ,把重点信息提炼描述,在公告栏中插入简要说明,无需代码,不用专业排版,也能打造一份精美的电商销售或活动页面。
PC端
移动端展开
3)关联收集表,打通数据收集和整理路径
在信息收集时,我们可以将智能表和收集表结果进行关联, 无论是文本、图片还是文件 ,智能表格应收尽收。譬如,防疫工作者就可以通过智能表的画册视图,一眼辨认收集结果。
如果你初次使用智能表,我们建议你先从🔗模板创建🔗,配合阅读🔗腾讯文档智能表格简介及帮助文档🔗会让你更快上手。